Lección 07 · Automatizaciones Básicas

Qué aprendes

La anatomía de una automatización (trigger + nodos), las tres vías para crearla, la configuración que de verdad importa y el montaje paso a paso de la automatización madre: formulario enviado → contacto creado → etiqueta → email → espera.

Tres formas de crear un workflow

1. Describiéndoselo a la IA de GHL ⭐: en el cajón de texto le cuentas lo que quieres — «cuando un lead rellene el formulario X, añádele la etiqueta Y, mándale este WhatsApp y, 24 horas después, si no ha respondido, hazle un seguimiento» — y la IA te construye la automatización.
2. Desde plantillas: unas 40 recetas listas (confirmación y recordatorios de reuniones, nutrición de leads, negocios locales…).
3. A mano, desde cero: la que enseña en la clase, para que entiendas las piezas.

Al crear: elige guardado automático (o manual, si lo prefieres); en ambos casos queda historial de versiones para rescatar cualquier estado anterior.

La anatomía: trigger + nodos

El trigger (disparador) es lo que tiene que ocurrir para que la automatización arranque. Familias: de contacto, de eventos, de citas, de oportunidades (pipelines), de cursos/membresías (completó una lección → mándale un correo), de pagos y tienda, de Shopify (carrito abandonado, pedido cumplido…), de Facebook/Instagram (responde a una publicación…) — ⚠️ estos últimos exigen la integración conectada antes en Configuración → Integraciones (Google, Facebook, LinkedIn, TikTok…).

Y una familia que abre otro mundo: triggers de aplicaciones de terceros (Typeform, Airtable, Asana, Cal.com…): alguien completa tu Typeform externo y la data entra sola en GHL.

Los nodos (acciones) son igual de numerosos: contactos, objetos personalizados, comunicación, agentes de IA y modelos externos, citas, oportunidades, pagos, marketing, afiliados, IVR (con número conectado), certificados, conversaciones de IA, llamadas salientes de IA… «Es muy similar a n8n, pero dentro de GHL.»

El constructor: básico o avanzado

• Básico (el de origen, el que él usa): bloques firmes, en cadena, fácil y sencillo.
• Avanzado: lienzo libre tipo n8n, arrastrando nodos. Han copiado la interfaz de n8n; más potente visualmente, más fácil liarse.

Sobre el lienzo puedes dejar notas adhesivas (documentar el flujo: «primera parte de la automatización», con colores y enlaces), ver la configuración de errores y las estadísticas por nodo (emails enviados, entregados, rebotados, a spam), buscar/reemplazar valores, y revisar dos historiales distintos: inscripciones (qué contactos han pasado) y registros de ejecución (por qué nodos pasó cada uno).

La configuración del workflow (qué tocar y qué no)

Permitir re-entradas del contacto (el ajuste que él sí toca: decide si alguien puede recorrer el flujo más de una vez), detener por respuestas, zona horaria y ventana (que no salgan emails fuera de los días/horas que elijas), remitente por defecto, marcar conversaciones como leídas. Su postura, textual en espíritu: «no os comáis mucho la cabeza con las configuraciones; yo apenas las toco — centraos en hacer automatizaciones».

Ejemplo completo 1: entra un formulario

Trigger: Formulario enviado, con filtro = tu formulario concreto.

1. Crear contacto ⭐: el formulario recoge datos, pero hay que crear el contacto mapeando cada campo con su expresión/variable: nombre → {{contact.name}} (nombre completo), email → {{contact.email}}, teléfono → {{contact.phone}}. Las expresiones son los campos únicos de cada persona: nadie comparte email+teléfono+nombre, por eso personalizan sin fallar.
2. Añadir etiqueta: «formulario-0 completado» — la etiqueta cuenta el proceso por el que ha pasado esa persona. Si no existe, se crea al momento con el +.
3. Renombra los nodos a tu lenguaje («Formulario completado», «Añadimos etiqueta de…»): el flujo se lee solo meses después.
4. Enviar email: nombre y correo del remitente — ⚠️ con la entregabilidad resuelta: subdominio de correo verificado con sus DNS (mail./email. + tu dominio) o el servicio de email conectado con su contraseña de aplicación. Asunto y preencabezado; el cuerpo, escrito con variables o desde una plantilla (las de la Lección 04). Extras: tracking de clics, UTMs y etiquetas según interacción (una si abrió, otra si no).
5. Nodo de WhatsApp (si recogiste el teléfono): requiere la API configurada (Configuración → WhatsApp, conectando Facebook) — lo deja apuntado para otro módulo.
6. Nodo de Espera: por tiempo (10 minutos), hasta una fecha, recurrente, hasta que responda, o hasta que pulse un enlace. La secuencia continúa solo cuando toca.

Ejemplo completo 2: el recordatorio de cita

Trigger: Cita reservada por el cliente (eliges el calendario) → Espera de tipo «evento de cita/calendario: antes» a 1 hora antes → email o WhatsApp: «{{nombre}}, en una hora tienes tu reunión». Es la espera inversa de las automatizaciones de citas: la automatización duerme hasta la cita, no desde el trigger.

Práctica

• [ ] Tu automatización de formulario completa: contacto creado con variables, etiqueta puesta, email desde plantilla y una espera.
• [ ] Una creada describiéndosela a la IA de GHL: compara el resultado con la tuya manual.
• [ ] El recordatorio de cita a 1 hora antes, probado contigo mismo como contacto.
• [ ] Una nota adhesiva documentando qué hace cada tramo de tu flujo más largo.

Preguntas de repaso

1. ¿Por qué el paso «crear contacto» no es automático al rellenarse un formulario? → Porque el formulario solo recoge datos: el workflow decide qué campos del contacto se crean/actualizan con ellos, mapeándolos con sus expresiones.
2. ¿Inscripciones o registros de ejecución para saber por qué un lead no recibió el segundo email? → Registros de ejecución: muestran los nodos exactos por los que pasó esa persona; las inscripciones solo dicen que entró en el flujo.

Vigencia

Constructor de workflows de GHL al grabar (el constructor avanzado y el creador con IA son las novedades recientes); la anatomía trigger + nodos + esperas es la base permanente.