Lección 03 · CRM y Contactos

Qué aprendes

Cómo se estructura la base de datos en GHL: segmentar con listas inteligentes, guardar información en campos personalizados (y usarla como variables), importar una base entera sin perder el control y dar de alta contactos a mano.

La interfaz de Contactos

• Listas Inteligentes (Smart Lists) ⭐: filtros guardados sobre tus contactos. Filtras por cualquier característica (que exista o no un apellido, una ciudad, un email, un teléfono…) o por etiqueta (p. ej., todos los de «captación v0», la etiqueta que un formulario añade al registrarse). Los filtros se combinan (esto Y esto, o esto O esto) y el filtro que te sirva se guarda como lista: entrará en campañas y automatizaciones.
• Acciones en lote: el historial de todo lo masivo que has hecho — importaciones, borrados, etiquetas añadidas, envíos de WhatsApp — con su estado y sus errores.
• Campos personalizados: el almacén donde se guarda la información de cada contacto.
• Tareas: tareas asignables a personas del equipo o ligadas a contactos (un follow-up, escribir a alguien, revisar una conversación), filtrables por responsable, estado y fecha. Normalmente nacen de una automatización.
• Empresas: tus contactos agrupados por empresa (los cinco socios/trabajadores de una misma compañía, juntos).

Campos personalizados y variables

• Cada campo guarda un tipo de dato (texto, desplegable con opciones, teléfono…) y se organizan en carpetas: información del contacto, de la oportunidad, general, de la compañía… Su práctica: una carpeta por formulario, con los campos de las preguntas que ese formulario hace.
• Lo importante: cada campo es una variable usable en tus mensajes con su expresión entre llaves — {{ contact.company_name }} en un WhatsApp pone «Hola Miguel SL» a uno y «Hola Infraestructuras Tecnologías SL» a otro, porque cada mensaje coge el valor de ese contacto.
• La tabla de contactos también es tuya: eliges qué columnas se ven (nombre, teléfono, correo, empresa, propietario, país, última actividad, etiquetas…) según lo que necesites mirar.

Importar una base de datos (CSV), paso a paso

1. Contactos → Importar: puedes importar contactos, oportunidades (directas a un pipeline) o empresas.
2. El modo: Crear (base nueva), Actualizar (solo tocar los que ya existen) o Crear y actualizar — la coincidencia se busca por nombre, teléfono y correo.
3. El mapeo de campos ⭐: columna del CSV → campo de GHL. Ojo al nombre: si el CSV trae el nombre completo en una columna, mapea a Full Name; si viene partido, a First Name y Last Name por separado.
4. Las opciones finales (aquí están sus costumbres): - Crear una lista inteligente con los recién importados. - (Opcional) Meterlos directamente en un workflow (que les mande el WhatsApp o el email de bienvenida nada más entrar). - Añadir etiqueta de importación con fecha ⭐ — «la que siempre utilizo»: importación 14 julio - base datos miguel. Cada base que entra queda fechada y clasificada para siempre. - Confirmar el consentimiento de comunicaciones.
5. Vigila el resultado en Acciones en lote: su importación de prueba — 13 contactos, 12 bien y 1 error (un teléfono que no se pudo leer), con el detalle del porqué. Así se audita cualquier importación.

El alta manual y los «DNI» del contacto

• Para un contacto suelto no compensa un CSV: alta manual con nombre, apellidos y correo.
• ⭐ El email y el teléfono son el DNI del contacto: son los identificadores por los que GHL lo busca y lo reconoce. Elige bien el país para que el número se formatee bien y las automatizaciones no fallen.
• Tipo de contacto (lead o cliente) y zona.
• Los DND (Do Not Disturb) ⚠️: consentimientos por canal. Si un lead activa el DND de email (se dio de baja), GHL bloqueará el envío por ese canal aunque metas al contacto en una campaña: «va a chocar y no va a enviar». Lo mismo con WhatsApp, SMS y llamadas, cada uno el suyo.

Práctica

• [ ] Tu primera lista inteligente: una etiqueta de captación + «que exista el email».
• [ ] Una carpeta de campos para tu formulario principal.
• [ ] Una importación pequeña de prueba con tu etiqueta fechada, revisada en Acciones en lote.
• [ ] Comprueba un DND: da de baja un contacto de prueba del email y verifica que una campaña no le llega.

Preguntas de repaso

1. ¿Para qué sirve etiquetar cada importación con su fecha y origen? → Para no mezclar bases: cada lista que entró queda identificada, filtrable y auditable por separado, hoy y dentro de un año.
2. ¿Por qué llama «DNI» al email y al teléfono? → Porque son los identificadores con los que GHL reconoce a un contacto al importar, crear o actualizar: si fallan, se duplican o no se encuentran.

Vigencia

Flujos e interfaz de contactos al grabar; la importación por CSV y los DND por canal son piezas estables de GHL.